Virksomhedens rejseomkostninger er ofte et af de store omkostningsområder. I forhold til andre omkostninger er netop dette:

• Uigennemsigtig
• Risikobehæftet
• Politisk
  
  

Uigennemsigtigt da betingelser, priser og regler ændrer sig konstant alt efter den aktuelle markedssituation. Når først et tog og fly kører med tomme pladser er der tale om tab. Derfor er det naturligt at producenterne gør alt for at opnå høj belægning.

Her kan ofte være modsatrettede tendenser. Leverandører er dygtige til at beregne den fremtidige belægningsprocent, men da vi taler om et dynamisk marked med mange påvirkninger skal der tilpasses konstant.

Som kunde opleves det blandt andet ved at:

• Priserne pludselig falder selv om det er tæt på afgang. Det skyldes at belægningen ikke er god
• Priserne stiger hurtigt. Det er fordi der pludselig er langt færre pladser til rådighed end beregnet
• Populære afgange har ganske få billige pladser
  
  

Risikobehæftet på grund af en usikker verden med terror, kulturer og fysisk anstrengende. Når man for eksempel flyver, sker der en betydelig væske forringelse af kroppen. Hertil kommer nærhed af mange mennesker og mulighed for at blive smittet af sygdomme.

Politisk da det er en meget synlig omkostning, der berører alle sektorer, alle ledere, opinions danner og mellemledere. Måden man strukturerer rejseområdet på, kan have betydelig indflydelse på holdninger til forbrug inden for andre omkostningsområder.

Hvordan laver man en Rejsepolitik?

Først og fremmest skal en Rejsepolitik afspejle virksomhedens holdninger. Der er en række områder der skal gennemgås og vurderes. Lav en lille projektgruppe der skal se på:

• Personalepolitik
• Omkostnings politik
• Miljø
• Interne & eksterne møder
• Disciplin, effektivitet og holdning
• Signalgivning til omverdenen.
  
  

Indholdet skal afspejle de praktiske rammer for rejser. De kan være ekstremt detaljerede med diæter, forbrug, rapportering, kostcentre, bemærkninger, godkendelse, budget, forsikring og sikkerhed. I den anden ende er de mere overordnede retningslinjer.

Især  i en Post Covid19 tid bør forsikring vurderes, da det er endog meget dyrt at blive syg på rejse.

Hvad skal en Rejsepolitik indeholde? 

Et af de mest undervurderede områder er hvordan omkostningerne skal afspejle de mål virksomheden har. Hvis salg af produkter uden for Danmarks grænser er nøglen til en ny virksomheds succes, skal der laves en Rejsepolitik, der får de ansatte til at rejse meget.

Er der tale om en moden virksomhed med faste rammer er det mere at udnytte de afsatte resurser til rejser bedst muligt. Det vil sige evaluerer nødvendigheden af rejser til interne møder frem for videokonferencer og måske flere møder i løbet af den enkelte rejse.

Godkendelse af rejser er mere normalt i større og modne virksomheder. Her er det ofte den nærmeste chef, der skal godkende rejsen. Hvis det er uden for reglerne, er det normalt den nærmeste chefs overordnede, der så godkender.

Budget af rejsens omkostninger bør inkludere den rejsendes interne tid, da det i dag ofte er en større omkostning end selve rejsen.

For flytransport gælder at, bortset fra Interkontinentale rejser, selve transportprisen er blevet ganske lille i forhold til overnatning, parkering og fortæring. Rejser inden for Nordeuropa bør være restriktive og bestilles så tidligt som muligt. Det skal være fastlagt at man benytter såkaldte lavprisselskaber hvis prisen er f.eks. 500 dkk eller mere billigere end de såkaldte nationale selskaber.

Parkering er blevet ganske kostbar og der bør opfordres til brug af Metro og offentlig transport i de tilfælde hvor det er muligt.

Hoteller er stadig ofte en betydelig omkostning. Her bør det spille ind hvilket indtryk virksomheden ønsker at vise potentielle kunder og leverandører. Hvis man sælger et luksusprodukt eller vil ses som succesfuld er det måske Hilton eller 5 stjerner der skal benyttes. Hvis man skal presse leverandører eller opfattes som ydmyg af kunder er det 2 eller 3 stjerner man skal gå efter.

Billeje bør behandles som hoteller med samme konditioner. Det er også klart at hvis man skal køre i byer er de små biler at foretrække. I mange lande er det nemmere, billigere og sikrere at sørge for lokal afhentning og transport i det hele taget.

Rejsebureauer andel af omkostningerne er efterhånden minimal, især hvis man benytter de online maskiner de stiller til rådighed. Ved at benytte en leverandør frem for at handle mange steder opnås:

• Oversigt over det samlede forbrug og derigennem mulighed for at skabe benchmark. Hjælp til opgørelse af rejsedage til forsikringsøjemed.
• Hjælp i tilfælde af problemer undervejs på rejsen
• Intern tidsbesparelse af betydeligt omfang. Skal dine rejsende være gode rejsebestillere eller gode direkte og indirekte sælgere af virksomheden?
• Rådgivning og hjælp til forhandlinger med leverandører
  
  

Det er klart at man kan opnå fordele ved at forhandle med forskellige leverandører. Det gælder især hvis virksomheden er storforbruger i bestemte byer eller på visse selskaber. Man skal dig ikke være blind for at markedet i dag er langt mere gennemsigtigt og ”Dagens Pris” er måske i det lange løb bedre end forhandlede priser.

Vi oplever vækst i antallet af passagerer, overnatninger og fysiske møder. Det meste af væksten skyldes ferier -og familierejser samt at alle transportselskaber, hoteller, biludlejning satser på området samtidig med at forbereder sig på at den forretningsrejsende kommer tilbage.

Der er ikke tvivl om at din virksomhed vil øge antallet af rejser de kommende måneder, men Covid19 bekræftede at mange møder og samtaler går fint via elektroniske medier. Den trend vil fortsætte hvilket betyder langt færre fysiske rejser.

Med meldinger om returnerende smitte i bølger, forskellige regler i landene, øget risiko for de rejsende, færre transportmuligheder er tiden kommet til at gentænke den måde netop din virksomhed har indrettet sig på. Det gælder selvfølgelig først og fremmest basisforretningen, men her prøver vi at dele nogle ideer der kan bruges i en opstartsfase.

Fra en regelbaseret Rejsepolitik med alt fra hvor tidlig en rejse skal bestilles, bruge de aftaler der var indgået og en hurtig rejseafregning er spildtid, risici undervejs og ikke mindst klima elementer den enkelte virksomhed skal forholde sig til. Især klima og miljø er nøgleområder da rejser genererer 4-8% af CO² udslip i verden.

Derfor er det vigtigt at dine rejsende ikke bare går tilbage til de gode tider i 2019, men nu vurderer værdien af den fysiske rejse versus elektroniske løsninger fra starten. Vi tror at 2 små undersøgelser vil medføre at de vigtigste elementer bliver synlige. Vores eksempel er bare det og den enkelte virksomhed skal lave den der passer ind i værdierne og målene.

Her er den de rejsende skal udfylde inden rejsen bestilles: HER

Her er den de rejsende skal udfylde når rejsen er afsluttet: HER

Det er nemt at lave undersøgelser. Disse er lavet i Excel og svarene kommer ind i et Excel ark som der kan arbejdes videre på.

Der er en klar global tendens at rejsepolitikkerne løsnes og de rejsende får mere autonomi til selv at vælge transportselskab og hvor de vil bo på destinationen. Det kan sagtens gøres med mindre regler:

• Brug loft på de enkelte elementer i rejsen. I kender allerede de vigtigste destinationer for jeres virksomhed så at sætte loft på hvad transporten, hotellet, lokal transport, fortæring maximalt må koste skaber gennemsigtighed og sparer en masse administration.
• Regn ud hvad brugen af elektroniske medier koster og sæt en pris på møder, konferencer og samtaler så det kan sammenlignes med omkostningen ved den fysiske rejse (inkl. de timer de rejsende er undervejs).
• Sørg for at de rejsende fra starten bliver orienteret om risici på destinationen og undervejs.
• Sørg for at de rejsende gøres opmærksom på deres klima og miljø aftryk.
• På samme måde som virksomhedens andre indkøb skal de rejsende oplyse afkastet på den investering fysiske rejser giver.

De seneste måneder har vist at grænserne åbnes og dermed øget antal rejser. Der er kommet en lang række kommunikationskanaler frem, der viser at man sagtens kan arbejde hjemme eller ”work from anywhere”.

Det har allerede givet betydelige besparelser og sammen med øget fokus på klima, sikkerhed og virksomhedernes ansvar er det tvivsomt om rejser går tilbage til 2019 normen.

I forhold til tidligere oplever den rejsende langt flere problemer undervejs. Covid-19 skaber usikkerhed og mange forskellige restrektioner. Hertil færre flyafgange, uhyggeligt lange køer i lufthavnene, annulerede eller forsinkede fly og hertil de tilhørende konsekvenser fra mistet bagege eller ekstra overnatninger.

1. Det er den reele værdi (ROI) af eksterne og interne møder, arbejdet, opgaven, undersøgelser og samarbejdet på destinatioen, der skal afgøre om der skal mødes fysisk.
2. Det er tidspunktet og mødets natur der er afgørende for valg af leverandør og ikke bonussystemer. Nogle steder er det relevant med 4-5 stjerne hoteller og på businessklasse, andre restriktivt fly samt B&B.
3. Giv de rejsende let og opdateret adgang til deres klimafodaftryk, information om destinationen fra kultur, indrejsekav (corona og visa) til risikovurdering.
4. Sørg for at forsikringerne dækker ordentligt. Hvis det går galg kan omkostningerne mangedobles pga karantæne, lukning af grænser, hospitalsindlæggelser, besøg af nær familie osv.
5. Forandringer vil ske hurtigt de kommende måneder og måske år. Bestil fleksible, ændringsbare og måske annulerbare rejser og ophold. Det kan koste på den korte bane, men der er stor usikkerhed omkirng mange leverandører og deres mulighed for overlevelse.
6. Sørg for at kommunikationssystemerne er stabile og virker. Der er ikke noget så irriterende som en videokonference hvor billedet fastfryses eller lyden forsvinder. Opgrader sikkerhed og procedurer. Hacking bliver mere og mere avanceret.
7. Viden og udvikling foregår også ved kaffemaskinen. Det mistes når der er færre fysiske rejser og WFH løsninger. Sørg for aktiviter der skaber socialt samvær. Øget antal små fysiske konferencer med videndeling, undervisning og socialt samvær inde for de enkelte afdelinger eller på tværs.
8. Gør det enkelt af lave rejseafregninger enten via designerede apps eller apps leveret af jeres finanssystem leverandør.
9. Lav en huskeliste og undersøgelse før godkendelse af rejsen. De skal være korte og nemme at bruge
10. Lav en tilfredshedsundersøgelse efter rejsen af de leverandører der er benytter og om der er gode ideer til deling mellem de rejsende.
    
    Traditionelt har traditionen for rejser været lagt i hænderne på en rejseansvarlig i virkosmheden. Nu er tiden kommet til at udvide området så funktionen sikrer at alle områder forbundet med rejser og konferencer har adgang til den nødvendige viden. Dette inkluderer risiko evaluering.
    
    Sidst, men ikke minndst: Bed de rejsende om at bruge deres sunde fornuft.
    
    Overvej om processen eller dele kan udliciseres enten til konsulent, rejsebureau eller under en af de eksisterende funktioner.

Der er ingen tvivl om, at virksomhederne genoptager de fysiske rejser. Der er dog heller ingen tvivl om at video, Metaverse, Virtual Reality (VR) og Augmentet Reality (AR) kommer til at erstatte mange typer forretningsrejser.

Vi er alle blevet vant til at deltage i webinarer, konferencer og videosamtaler i vores hverdag. Vi har opdaget, at det er mere effektivt, mindre tidsrøvende og med langt mindre tidsspilde end forbundet med fysiske rejser. Hertil ser vi udviklingen på fjernstyring og betjening via VR og AR kommer en masse opgaver til at blive udført med lokal arbejdskraft og med fjernstyring fra virksomhedens hjemland. Med de muligheder der med D3 printning udvides mulighederne endnu mere.

I tiden efter Covid19 risikoen vil mange føle et stort behov for at genoptage den ”gamle” virksomhedskultur og regler. Ja, komme tilbage til den tryghed den enkelte medarbejder havde med kendte rutiner og arbejde. Tidligere kriser har dog altid medført forandringer, og denne globale krise samt digitale udvikling vil betyde, at mange fremsynede virksomheder vil ændre en lang række vaner, herunder rejser og kommunikation.

For alle de serviceselskaber, der i en eller anden form betjener virksomheders medarbejdere i at arbejde væk fra deres normale arbejdsplads, vil det betyde, at de skal ”genopfinde” forretningsmodellen.

I dag arbejder vi med en teknologisk struktur der har sine rødder tilbage i halvfjerdserne. Den rolle som mange ”travelmanager`s” har spillet så godt og med succes, vil ændres markant alene ud fra helt nye behov og muligheder. De kan prøve at fortsætte med den gamle Ford T model eller samle forskellige områder på nye måder, der skaber helt andre og større værdier for deres arbejdsplads. Der vil fortsat være mange forskellige interessegrupper (stakeholders) præcist som i dag. Det gælder også værdien af signalgivning og adgang til topledelsen som fremover sagtens kan udnyttes og styrkes i en post covid-19 verden.

Hvordan kan du bygge en sådan funktion op?

En virksomhed rejser i forbindelse med et behov for at mødes F2F med kunder, kundeemner, leverandører og andre nøglepersoner. Der rejses i dag også for at udføre opgaver, socialt samvær og interne behov.

Derfor kan en vej være at samle alle relevante funktioner og produkter beregnet til at være væk fra arbejdspladsen og kommunikation under en funktion. Her er inkluderet sikkerhed, forsikring, bestilling og afregning før, under og efter rejsen samt kommunikation. Her er et eksempel på opgaver:

• Afdækning og tilpasning af politikker og regler i en Post Covid19 rejseverden.
• Identifikation af de fremtidige kommunikationsprodukter fra video, telefon, apps til VR og AR systemer samt virtual events.
• Afdække behovet for viden om destinationer med risiko, visum, smitte, forurening, karantæne, vaccinationer og sikkerhed. Med færre F2F møder, gennemføre alternative sociale arrangementer på tværs af virksomheden
• Opbygge en struktur, der kan uddanne, opdatere og vedligeholde den viden, de medarbejdere, der bruger produkterne, har.
• Identificere leverandører af de ovenstående produkter samt rejseleverandører fra forsikring, visum, rejsebureau, luftfartsselskaber, hoteller, lokal transport og afregning. Forhandle og indgå aftaler med dem.
• Sikre opsamling af data, forbrug af produkter, formidler undersøgelser, analysere og rådgive samt være bindeled mellem de forskellige områder i den enkelte virksomhed.
• Sørge for at viden er nemt tilgængelig for alle de områder og medarbejdere, der har behov. Vælge et socialt medie eller system, der kan nås fra alle de lande, afdelinger og medarbejdere, der skal arbejde med det.
  
  

Det er klart at en tværgående funktion som denne ikke er nem at skabe eller arbejde med. En lang række vigtige områder er involveret fra økonomi, IT, HR, operationelle funktioner til management.

Til gengæld er det netop nu, der skal tænkes anderledes! Med avanceret teknologi, en forandringsvillighed på grund af Covid19 og pres på nytænkning er den, der viser vejen sikker på at blive lyttet til.

Det er ikke nogen hemmelighed at Covid19 og nu en europæisk krig, tvinger enhver virksomhed til at revidere deres forretningsstrategi og smidighed. Når du tilføjer det faktum, at rejser er en af de mest CO2-forurenende syndere, skal du tilføje konsekvenserne til din overordnede virksomhedsstrategi.

Det betyder, at andre former for kommunikation vil dominere den måde, du driver forretning på, fra at sælge dit produkt online til at bruge augmentet reality til at få lokale medarbejdere til at blive guidet af hovedkontorets eksperter. Det er ikke kun, hvordan dine medarbejdere ser verden, men også dine leverandører, kunder og andre interessenter ser den. Du ønsker måske et fysisk ansigt til ansigt (ata) møde, men modparten kan være mindre entusiastisk måske på grund af Corona, tidspres eller andre årsager.

Dine medarbejderes tid og effektiv brug af den er nok dit mest værdifulde område i din virksomhed. Er du klar over, at kun 15-20% af de samlede rejseomkostninger er de direkte udgifter? Resten er spildtid, transport, forsinkelser, ventetid og inaktivitet.

Du har stadig brug for fysiske rejser for at udvikle din virksomhed. De store forskelle i kultur fra et land til et andet gør fysisk ata-interaktion til et must. Brainstorming, udvikling, sociale værdier er også områder, der har brug for ata fysisk samling.

Selvfølgelig skal du have en rejsepolitik, da forretningsrejser har mange interessenter i din virksomhed og et perfekt område, der afspejler din virksomheds mission og værdier, leverandøraftaler, forsikringer, omsorgspligt og miljøpolitik.

Den tidligere tilgang var i mange tilfælde fokuseret på de direkte omkostninger og mindre af ROI i forbindelse med rejsen. Dette behov skal ændres, da de samlede rejseomkostninger er en sand investering både for din virksomhed og den rejsende. Vi har lavet udkast til et brev, du måske ønsker at se som en skabelon til en ny tilgang til rejser.

UDKAST
Kære
Covid19, bæredygtighed, klima og nu krig har ændret rejselandskabet og dermed også for dig og vores virksomhed. For at fortsætte med at vokse vil vores firmarejser stadig tage en vigtig plads, men vi har brugt denne situation til at genoverveje vores forretningsmodel inden for kommunikation, rejser, forsikring og sikkerhed for vores rejsende medarbejdere.

Fysiske rejser vil stadig være nøgleaktivitet i vores strategi, og vores nye politik har forsøgt at tilbyde bedre muligheder og mere fleksibilitet for dig som rejsende samtidig med, at vi udnytter vores resurser bedst muligt.

• Vores rejseforsikring er blevet opgraderet, så den inkluderer eventuel karantæne, besøg af ægtefælle/partner ved indlæggelse, øget dækning og eventuelle ændringer af rejse undervejs.
• Vores Risk-app sikrer, at du har øjeblikkelig adgang og information på din destination, og i nødstilfælde vil vi være i kontakt med dig.
• Vores partnerskab med TMC vil tilbyde dig en APP til at hjælpe dig med at søge, booke og blive opdateret under rejsen.
• Du har tilladelse til at bruge leverandør- eller destinationsapps efter eget skøn, dog med et ok fra IT.
• Udgiftsstyring sker ved at bruge vores APP til dette formål
• Vi har lavet rejse taske med En bærbar powerbank med 20.000 mAh kapacitet eller en mobil powerbank med 5.000 og et mobilt hotspot, hvis Wi-Fi- adgang er begrænset, hvor du vil være, eller hvis internettet ikke er stabilt. Du kan få dem hos HR.
  
  

Efterhånden som vi bevæger os videre, vil dine ideer og input blive tilføjet til politikker og pakke.

Vi ved alle, at rejser inkluderer en masse spildtid og udgifter. De direkte omkostninger udgør normalt kun 20 % af de samlede omkostninger. Derfor vil vi sætte pris på, at du gennemgår følgende proces, når du planlægger en fysisk rejse:

• Gennemgå, om du kan mødes med flere kundeemner, kunder, partnere, leverandører og offentligheden på destinationen
• Du kan bare udfylde denne undersøgelse eller gå til trip tester for at give ROI på denne rejse.
• Vær sikker på, at de mennesker, du besøger, virkelig ønsker at være sammen med dig fysisk (Corona er stadig stor i mange lande)
• Gennemgang er disse kommunikationsværktøjer kan erstatte den fysiske tur:

1. Video/smartphone/sociale medier/
2. Augmentet reality, når man har lokal arbejdsstyrke til at udføre jobbet
3. Andet

• Vær opmærksom på dit miljøaftryk og det CO2-gebyr, vi tilføjer internt til din rejse
• Gennemgå din destination og vurder risikoen. Her kan du finde den fysiske adresse på ambassader eller konsulater rundt om i verden. Vi råder dig til at indlæse den lokale adresse, så du har adgang til dataene, hvis lokale mobilnetværk lukker. Gennemgå, hvor du kan få adgang til fastnet, hvis det er nødvendigt i nødstilfælde.
• Vi anbefaler brug af offentlig lokal transport for miljøpåvirkning.

Vi ønsker, at du får en vellykket rejse, og hvis du har brug for mere fleksibilitet, ekstra dage til at hvile ud, holde flere møder eller gennemgå forretningsmuligheder, dækker vi omkostningerne. Når du er kommet tilbage, vil vi gerne have, at du udfylder denne undersøgelse!
Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte HR.