Jeg har i lang tid læst og lyttet til mange dygtige og erfarne mennesker, der har beskæftiget sig med forretningsrejser i årtier. Der er kommet mange spændende muligheder og løsninger vedrørende de elementer, der bør indgå i en rejsepolitik. Generelt set er flere fokuserede på at forenkle de eksisterende politikker og samtidig udnytte de teknologier og arbejdsmuligheder, som den tekniske udvikling har og vil bringe til fremtidens arbejdspladser.

Her er nogle måder at forbedre rejsepolitikken på:

1. Sørg for, at rejsepolitikken afspejler virksomhedens værdier og mål. Ingvar Kamprad formulerede det godt, da han forklarede, at han brugte billige hotelværelser, fordi hvis han skulle forhandle med fabrikanter og blev set gående ind eller ud af et Hilton-hotel, ville han ikke kunne opnå den laveste pris. Hvis du kommer fra McKinsey, hvor timeprisen er høj, skal du have mulighed for at ændre billetten og rejse tidligere. Husk, at rejsepolitikken sender et signal til hele organisationen, da den påvirker og involverer interessenter fra alle personalegrupper.
2. Betragt hele rejsen som et projekt og ikke bare som separate elementer såsom fly, tog, ophold, billeje og fortæring. På den måde kan du indgå i en dialog om værdien af investeringen, både den finansielle og operationelle del. Det kan være salg, indkøb, brainstorming, fysisk arbejde eller vedligeholdelse af forbindelser og kontakter.
3. Selvfølgelig skal der forhandles gode betingelser med relevante leverandører, men analyser har vist, at de direkte finansielle rejseomkostninger kun udgør 15-20% af de samlede direkte og indirekte omkostninger.
4. Lyt til de rejsende og udfør korte undersøgelser før og efter rejserne, der inkluderer formålet og ROI, kvaliteten af leverandørerne samt gode ideer, der kan deles med kolleger.

Nogle tanker, der bør overvejes:

Der er mange forskellige meninger om ikke-fysisk kommunikation. De fleste tilgængelige systemer er opgraderede og fungerer fejlfrit. Det er klart, at meget afhænger af netværket, og det skal tages med i overvejelserne. Vi ved allerede, at mindst 25% af de fysiske rejser før Covid-19 var spild. Lad dette være en del af vurderingerne, og tænk samtidig på, at modtageren faktisk hellere vil have et kort og præcist møde i stedet for at være vært.

Der vil altid være behov for fysiske møder. Sociale arrangementer internt i virksomheden, brainstorming-møder og vigtige møder med kunder og leverandører.

For den enkelte medarbejder, der har familie og en fast bopæl, er rejser en del af hjemmemarkedet. Som en borger i et land spiller religion, lokal lovgivning, kultur og befolkningsstrukturer ind i alle beslutninger, selvom man er en del af en global virksomhed. Selv digitale nomader kommer fra et land og dets kultur.

Forretningsrejsebranchen arbejder stadig med teknologiske løsninger, der blev skabt for 50-60 år siden. På et webinar fortalte en deltager fra et globalt rejsebureau, at det er det, der fungerer, og at ny teknologi er besværlig, fordi den skal tilpasses til lokale markedsforhold. Det er netop det, der skal ændres: For den enkelte rejsende er det hjemmemarkedet, lokale leverandører, sprog og kultur, der er afgørende. Tyskland halter i dag bagud med brugen af kreditkort, og i Italien taler kun en lille del af befolkningen engelsk. Der er mange forskellige ledelseskulturer, og i mange lande har familien stor betydning.

Derfor bør fokus vendes om, og der bør findes lokale (og måske regionale) løsninger for luftfartsselskaberne ved hjælp af globale teknologiprodukter (f.eks. API). Der vil være mange API’er, der skal integreres, hvis det er til en global virksomhed, men det er i virkeligheden ikke anderledes end virksomhedens egen produktion og produkter. Gevinsten for det enkelte luftfartsselskab vil være enorm, da de allerede i dag er mere afhængige af hjemmemarkedet end tidligere årtier.

I en verden med voldsomme klimaforandringer er der i dag fokus på at rejse CO2-venligt. Husk, at i modsætning til den enkeltes årlige CO2-fodaftryk (12-16 tons) øger en flyrejse dette med mange kilo. En oversøisk rejse kan betyde 1-3 tons, og selv kortere rejser kan medføre flere hundrede kilo CO2-udledning.

De fysiske og mentale omkostninger forbundet med forretningsrejser er steget efter Covid-19. Forsinkelser, aflysninger, ændringer og strejker påvirker langt flere rejser end i 2019. Verden er blevet mere usikker. Dette skal indarbejdes i rejsepolitikken gennem opdateret forsikring, beskyttelse og mulig hjælp til den enkelte rejsende.

Alene i år forventes der kaos pga. mangel på medarbejdere, strejker også omkring bagage