De fleste virksomheder er tættere på budgetlægning og arbejder i en foranderlig verden, så derfor er det måske tid til at ikke blot se på den finansielle del, men også revurdere værdier, ESG, bæredygtighed, medarbejdertilfredshed og kommunikations strategi. Da forretningsrejser er et område med stor signalværdi, kommer vi med nogle tanker den enkelte virksomhed bør tage med i Budget forretningsrejser 2024.

Her er nogle finansielle overvejelser i forbindelse med planlægning af budgettet for forretningsrejser i 2024 for din virksomhed:

• Gennemgå forretningsrejse-budgettet for 2023. Hvor meget blev brugt? Var budgettet passende ift. jeres behov? Brug dette som udgangspunkt.
• Overvej om der er ændringer i forventet rejseaktivitet til næste år. Skal I på flere eller færre rejser grundet ændringer i forretningen?
• Estimér omkostninger til transport (fly, tog, taxa etc), hotel, forplejning, konferencer, messedeltagelse mv. Tag højde for prisstigninger.
• Afsæt midler til uforudsete udgifter.
• Se på hvor I kan optimere og få mere value-for-money. Fx ved at booke med længere varsel, genforhandle aftaler med leverandører, etc.
• Overvej om der kan bookes og deles transport/hotel for at spare.
• Tag højde for valutakurser hvis der rejses i udlandet.
• Involvér medarbejderne der rejser i estimering af behov og forventet forbrug.
• Sørg for at have opbakning og accept af budgettet fra ledelse/bestyrelse.

Og her er nogle af de svære overvejelser der bør tage med når du planlægger budget for forretningsrejser i 2024 og som alternativer til fysiske rejser:

• Virtuelle møder via video/telefonkonferencer. Vurder om fysisk tilstedeværelse er nødvendig eller om online-møder kan erstatte nogle rejser.
• Hjemmearbejde eller remote arbejde. Kan nogle medarbejdere udføre opgaver hjemmefra og dermed undgå unødvendige rejser til kontoret?
• Optimering af rejseruter og transportmidler. Er der billigere alternativer som fx tog i stedet for fly? Kan flere aktiviteter kombineres på samme rejse?
• Bildeling eller samkørsel for medarbejdere fra samme område.
• Nedsætte rejsehyppighed ved at forlænge ophold.
• CO2-kompensation for udledning ved rejser.

Når budgettet sættes, bør man:

• Estimere behov for fysiske vs virtuelle møder.
• Beregne potentiale for besparelser ved remote arbejde.
• Indhente pris på alternativer som tog, bildeling mv.
• Afsætte midler til CO2-kompensation.
• Få input fra medarbejderne om behov og gode ideer.

Ved at tænke i alternative løsninger kan man muligvis reducere antal fysiske rejser og dermed holde rejsebudgettet nede.

Når man planlægger budget for forretningsrejser i 2024 med fokus på ESG (miljø, social ansvarlighed og god ledelsespraksis), bør man overveje:

Miljømæssige aspekter:

• CO2-udledning ved transport. Overvej tog, samkørsel, elbiler.
• Kompenser for udledning der ikke kan undgås.
• Minimér antal rejser via virtuelle møder.
• Vælg grønne indkvarteringssteder.
  
  

Sociale aspekter:

• Medarbejdernes trivsel og work-life balance. Begræns weekend/aftenrejser.
• Inkluder tid til pauser, restitution og sociale aktiviteter på længere ture.
• Sørg for trygge og sikre rejser for alle medarbejdere.
  
  

Ledelse:

• Få ledelsens opbakning til en grøn rejsepolitik.
• Kommunikér tydeligt om politikken til medarbejderne.
• Track CO2-udledning og fastsæt reduktionsmål.
• Evaluér løbende og justér indsatsen.
• Overvej klimaneutrale leverandører af transport og hotel.
• Rapporter om indsatsen i årsrapport el.lign.
  
  

Involvér medarbejderne i processen og få deres input. Kommunikation og god planlægning er vigtigt for at lykkes.