Efter pandemi, krig, økonomisk krise og forhåbentlig en dejlig vinterferie og god forretnings start på året er tiden kommet til at se fremad. Er din virksomhed begyndt på at øge antallet af de fysiske rejser igen eller klarer I det meste online? Hvis ja til fysiske rejser er tiden kommet til at revurdere dine politikker. Her er en række spørgsmål (og forslag) du bør overveje og tilpasse til netop din virksomhed.
Selvom teknologien har gjort det muligt for os at kommunikere og samarbejde på tværs af geografiske placeringer, er der stadig situationer, hvor forretningsrejser kan være nødvendige eller fordelagtige. Nogle af årsagerne til at rejse fysisk frem for at kommunikere online kan omfatte:
- Personligt møde: For mange brancher kan det personlige møde stadig være vigtigt for at opbygge relationer og styrke tilliden mellem forretningspartnere. Et fysisk møde kan give mulighed for at læse kropssprog, opbygge en personlig forbindelse og skabe en større grad af tillid end det kan opnås gennem virtuelle møder.
- Bedre kommunikation: Selvom online kommunikation har sine fordele, kan der stadig være kommunikationsbarrierer, når man taler med nogen på den anden side af en skærm. På en forretningsrejse kan man muligvis bedre forstå hinanden og forklare komplekse emner mere effektivt.
- Kulturel forståelse: Ved at rejse til et andet land kan man også opnå en dybere forståelse af kulturelle forskelle og værdier, hvilket kan være vigtigt for at kunne forhandle og samarbejde mere effektivt med mennesker fra andre lande.
- Inspektion: Hvis man skal besigtige fysiske anlæg eller produkter, er det ofte nødvendigt at rejse fysisk til det sted, hvor disse befinder sig.
- Potentielt større succesrate: Endelig kan en forretningsrejse øge sandsynligheden for at opnå succes i en forhandling eller en salgspræsentation ved at give mulighed for at præsentere produktet eller virksomheden på en mere personlig måde.
- Selvom virtuelle møder og kommunikationsteknologi kan spare tid og penge på kort sigt, kan en fysisk
Med den stadig voksende teknologiske udvikling og tilgængeligheden af online kommunikation, er det nu muligt at holde virtuelle møder og konferencer fra stort set enhver placering i verden. Dette har gjort det muligt for virksomheder at reducere omkostningerne ved forretningsrejser, samtidig med at de stadig kan opretholde effektiv kommunikation med deres forretningspartnere og kolleger.
For at sikre en værdifuld balance mellem fysiske rejser og online kommunikation kan virksomheder tage følgende skridt:
- Identificer formålet med mødet: Før du beslutter dig for at planlægge et fysisk møde, bør du først overveje, om det er nødvendigt at mødes personligt. Hvis formålet med mødet er at drøfte enkle spørgsmål eller give en statusopdatering, kan det være mere hensigtsmæssigt at afholde et virtuelt møde.
- Prioriter møder: Prioriter fysiske møder til de vigtigste og strategisk vigtige møder, hvor ansigt-til-ansigt kommunikation kan bidrage til at opbygge stærkere relationer og øge forretningsmæssige muligheder.
- Overvej omkostninger og miljømæssige faktorer: Forretningsrejser kan være dyre, både i form af tid og penge. Derudover har rejser en negativ indvirkning på miljøet. Derfor bør virksomheder overveje at reducere antallet af forretningsrejser, når det er muligt.
- Brug teknologi: Brug af teknologi som videokonferencer, chatprogrammer og virtuelle platforme kan hjælpe med at opretholde kommunikationen uden at kræve fysiske møder. Det er vigtigt at sørge for, at teknologien er pålidelig og af høj kvalitet, for at sikre en effektiv kommunikation.
- Planlæg møderne grundigt: For at sikre, at virtuelle møder er lige så effektive som fysiske møder, bør du sørge for, at møderne er planlagt omhyggeligt, og at alle deltagere er forberedt og klar over dagsordenen. Det er også vigtigt at tage hensyn til tidszoner og eventuelle tekniske udfordringer.
- Overvej en kombination af fysiske og virtuelle møder: En kombination af fysiske og virtuelle møder kan være den bedste løsning for at opnå en balance mellem omkostninger, tid og effektivitet. Dette kan også være mere fleksibelt og give deltagerne mulighed for at deltage, uanset hvor de befinder sig.
I sidste ende bør virksomheder nøje overveje, hvornår det er nødvendigt at mødes personligt og hvornår virtuelle møder er tilstrækkelige. I sidste ende bør virksomheder nøje overveje, hvornår det er nødvendigt at mødes personligt og hvornår virtuelle møder er tilstrækkelige
For at få de rejsende til at vurdere værdien af rejsen i forhold til tidsforbrug og omkostninger kan følgende strategier overvejes:
- Skab en klar rejseregningspolitik: Skab en klar rejseregningspolitik, der definerer rejsens formål og mål, samt retningslinjer for godkendelse af rejser og omkostninger. Dette kan hjælpe de rejsende med at forstå, hvad der forventes af dem og sikre, at rejserne er nødvendige og relevante for virksomheden.
- Forberedelse: Forbered de rejsende godt inden rejsen med information om destinationen, tidsplan og formål med rejsen. Dette kan hjælpe med at sikre, at de rejsende er forberedt på rejsen og har en klar forståelse af, hvad der forventes af dem.
- Klar kommunikation: Kommunikér klart om tidsforbruget og omkostningerne ved rejsen. Dette kan omfatte information om fly- og hotelomkostninger, rejsetid og planlagte aktiviteter. På denne måde kan de rejsende forstå omkostningerne og værdien af rejsen.
- Prioritering: Prioritér rejsens formål og vurdér, om det er nødvendigt at rejse eller om det kan opnås ved hjælp af online muligheder. Dette kan hjælpe med at reducere unødvendige rejser og omkostninger.
Tilskynd til opfølgning: Tilskynd de rejsende til at rapportere tilbage efter rejsen og vurdere værdien af rejsen i forhold til tidsforbruget og omkostningerne. Dette kan hjælpe med at forbedre rejseplanlægningen og identificere områder, hvor der kan spares tid og penge i fremtiden. Ved at have klare retningslinjer, god kommunikation og en prioritering af rejsens formål kan virksomheder hjælpe de rejsende med at vurdere værdien af rejsen i forhold til tidsforbruget og omkostningerne. Det kan også hjælpe med at reducere unødvendige rejser og omkostninger og optimere virksomhedens rejsebudget.
I en usikker verden er det vigtigt for virksomheder at tage hensyn til deres rejsendes sikkerhed og trivsel. For at sikre deres rejsende bør virksomheder tage følgende skridt:
- Udarbejd en rejsepolitik: Virksomheder bør have en klar rejsepolitik, der fastlægger rejsende retningslinjer for sikkerhed og sundhed. Dette kan omfatte specifikke krav til vaccinationer, sundhedstjek og anbefalede rejsedestinationer.
- Brug sikkerhedsrisikoanalyse: Inden en rejsende sendes afsted, bør virksomheder udføre en grundig sikkerhedsrisikoanalyse for at identificere eventuelle farer og risici, som rejsende kan støde på i det pågældende område.
- Opret en nødplan: Virksomheder bør oprette en nødplan for at imødekomme eventuelle nødsituationer, såsom sygdom, skader, naturkatastrofer eller andre uforudsete hændelser. Nødplanen bør omfatte kontaktinformation til lokale myndigheder, sundhedsfaciliteter og kriseteamet.
- Tilbyd rejseforsikring: Virksomheder bør overveje at tilbyde deres rejsende en rejseforsikring, der dækker sundhedsmæssige problemer, sygdomme, ulykker og andre uforudsete hændelser.
- Sørg for kommunikation og støtte: Rejsende bør have en klar og lettilgængelig kommunikationskanal, hvor de kan rapportere om eventuelle problemer og modtage støtte fra virksomhedens kriseteam.
- Hold dig opdateret: Virksomheder bør følge de seneste opdateringer om rejseadvarsler og sikkerhedsanbefalinger fra myndighederne og tilpasse deres rejsepolitik i overensstemmelse hermed.
Det er vigtigt at huske på, at sikkerheden og trivslen for de rejsende er en høj prioritet, og at der bør tages alle nødvendige forholdsregler for at sikre deres sikkerhed og velbefindende, uanset hvor de rejser hen.
Når man planlægger en forretningsrejse, er det vigtigt at undersøge situationen på destinationen og undervejs, især når det kommer til pandemier, krise, uro og strejker, som kan påvirke sikkerheden og rejsens formål. Her er nogle steder, hvor man kan finde oplysninger om situationen på destinationen og undervejs:
- Udenrigsministeriets rejsevejledninger: Udenrigsministeriet udsender rejsevejledninger, som indeholder information om sikkerhedssituationen i forskellige lande og regioner. Rejsevejledningerne indeholder også information om pandemier og andre sundhedsrisici, krise og uro samt strejker, og det er vigtigt at tjekke dem inden rejsen, da de kan give information om potentielle trusler og farer. Rejsevejledningerne kan findes på Udenrigsministeriets hjemmeside.
- Europakommissionen: Europakommissionen udsender opdateringer om rejserestriktioner og sundhedsanbefalinger i hele Europa på grund af pandemier og andre sundhedsrisici. Disse oplysninger kan findes på deres hjemmeside.
- Ambassader og konsulater: Ambassader og konsulater kan også give oplysninger om sikkerhedssituationen i forskellige lande og regioner og tilbyde konsulær assistance i tilfælde af en krise. Det kan også være en god idé at tilmelde sig ambassadens eller konsulatets nyhedsbrev for at få opdateringer om situationen.
- Internationale organisationer: Internationale organisationer som Verdenssundhedsorganisationen (WHO) og FN’s Flygtningehøjkommissariat (UNHCR) kan også give oplysninger om sundhedsrisici, konflikter og humanitære kriser i forskellige dele af verden. Disse oplysninger kan findes på deres hjemmesider.
- Nyheder: Nyheder og nyhedsbureauer kan give opdaterede oplysninger om situationen på destinationen og undervejs, især når det kommer til uro, krise og strejker. Det kan også være en god idé at følge lokale nyheder på destinationen.
- Sociale medier: Sociale medier kan også give opdaterede oplysninger om situationen på destinationen og undervejs, men det er vigtigt at være opmærksom på kilden og validiteten af oplysningerne.
- Der findes flere leverandører af risiko evekuering og vi kommer gerne med rådgivning om de der passer bedst ind i rejsepolitikken og destinationerne.
Det er vigtigt at huske, at situationen på destinationen og undervejs kan ændre sig hurtigt, og det er vigtigt at holde sig opdateret på situationen under hele rejsen. Det kan også være en god idé at have en backup-plan i tilfælde af en krise eller uro på destinationen eller undervejs.
For at integrere en grøn politik i virksomhedens rejsepolitik kan følgende tiltag overvejes:
- Reduktion af rejseaktiviteter: Virksomheder kan overveje at reducere antallet af forretningsrejser ved at anvende online møder og konferencer, når det er muligt. Dette vil reducere antallet af flyrejser og CO2-udledning.
- Brug af offentlig transport: Hvis en rejsende skal rejse til et sted, der er inden for en rimelig afstand, kan virksomheden overveje at anvende offentlig transport som tog eller bus i stedet for at flyve. Det kan også overvejes at anvende el-biler eller cykler på destinationen.
- Reduktion af flyrejser: Virksomheder kan overveje at reducere antallet af flyrejser ved at planlægge flere møder og aktiviteter på samme sted eller inden for samme region.
- Kompensation for CO2-udledning: Virksomheder kan overveje at kompensere for CO2-udledning fra forretningsrejser ved at investere i projekter, der reducerer eller kompenserer for CO2-udledning.
- Fremme af grønne hoteller: Virksomheder kan overveje at tilskynde deres rejsende til at vælge grønne hoteller, der anvender bæredygtige metoder og teknologier.
- Træning og oplysning: Virksomheder kan tilbyde træning og oplysning til deres rejsende om, hvordan de kan reducere deres miljøpåvirkning og minimere deres CO2-udledning under forretningsrejser.
Langsigtet kan virksomheder overveje at investere i mere bæredygtige transportmuligheder og teknologier til at reducere deres miljøpåvirkning. Det er vigtigt at have en konkret plan og en målsætning for at integrere en grøn politik i virksomhedens rejsepolitik og kontinuerligt overvåge og evaluere resultaterne for at sikre en positiv effekt på miljøet.
Beslutningen om hvilket niveau af rejserestriktioner, hotelstjerner, bilstørrelse og flyklasse der skal tillades på forretningsrejser, afhænger af virksomhedens budget og politik samt formålet med rejsen. Her er nogle argumenter for forskellige niveauer:
- Restriktiv: At have restriktive rejsepolitikker kan hjælpe med at kontrollere omkostningerne og minimere risici. Restriktive politikker kan inkludere begrænsninger på flyrejser til visse tidsperioder eller begrænset antal flyrejser pr. år. Dette kan hjælpe med at reducere omkostningerne, samtidig med at det opretholder en vis grad af fleksibilitet.
- Business class: At tillade forretningsrejsende at rejse i business class kan give dem mulighed for at arbejde mere effektivt under rejsen og komme mere udhvilede til møder. Det kan også hjælpe med at opretholde en vis grad af medarbejderkomfort og tilfredshed, som kan have en positiv indvirkning på medarbejdernes produktivitet og moral.
- Antal stjerner på hotel: At vælge hoteller med færre stjerner kan hjælpe med at kontrollere omkostningerne, men kan også betyde, at medarbejderne ikke har adgang til visse faciliteter eller tjenester. Hvis formålet med rejsen er at opretholde en vis grad af komfort og produktivitet, kan det være nødvendigt at vælge hoteller med flere stjerner.
- Størrelse på bil: At vælge mindre biler kan hjælpe med at kontrollere omkostningerne og reducere miljøpåvirkningen, men det kan også betyde, at medarbejderne ikke har adgang til visse faciliteter eller tjenester. Hvis formålet med rejsen er at give medarbejderne mulighed for at have adgang til komfortable transportmuligheder og tjenester, kan det være nødvendigt at vælge større biler.
Det er vigtigt at overveje både omkostninger og medarbejdernes behov og formål med rejsen, når man beslutter, hvilket niveau af rejsepolitik, hotelstjerner, bilstørrelse og flyklasse der skal tillades. Det er også vigtigt at kommunikere rejsepolitikker klart til medarbejderne og give dem de nødvendige ressourcer og værktøjer til at træffe beslutninger, der er i overensstemmelse med politikken.
For at afstemme rejsepolitik med virksomhedens værdier, mål og kultur, bør virksomheden først overveje, hvad dens kerneværdier er og hvordan de kan påvirke rejsepolitikken. Når disse værdier er identificeret, kan man derefter vurdere, hvordan rejsepolitikken kan støtte disse værdier og bidrage til at opfylde virksomhedens mål og kultur.
Her er nogle eksempler på, hvordan rejsepolitik kan afstemmes med virksomhedens værdier, mål og kultur:
- Miljøbevidsthed: Hvis virksomhedens kerneværdi er at være miljøbevidst, kan rejsepolitikken fokusere på at minimere den miljømæssige påvirkning af forretningsrejser ved at fremme virtuelle møder og begrænse antallet af rejser, der kræver flyrejser. Desuden kan virksomheden også overveje at vælge mere miljøvenlige transportmuligheder som f.eks. tog eller elektriske biler.
- Kultur og værdier: Hvis virksomhedens kultur og værdier er at skabe en arbejdsplads, hvor medarbejderne trives og føler sig motiverede, kan rejsepolitikken have fokus på at sikre medarbejdernes komfort og velvære under rejsen. Dette kan omfatte muligheden for at vælge hoteller med en vis komfort, eller tillade forretningsrejsende at rejse i en vis klasse.
- Økonomisk effektivitet: Hvis virksomhedens mål er at opretholde en vis grad af økonomisk effektivitet, kan rejsepolitikken fokusere på at reducere omkostninger ved at begrænse antallet af forretningsrejser eller ved at vælge mindre dyre transport- og overnatningsmuligheder.
Det er vigtigt, at rejsepolitikken er i overensstemmelse med virksomhedens overordnede mål, værdier og kultur, da dette kan påvirke medarbejderne og deres arbejdsforhold. Virksomheden kan overveje at involvere medarbejderne i beslutningsprocessen, således at de kan give input og bidrage til at skabe en rejsepolitik, der er relevant og passer til deres behov. Dette kan også hjælpe med at skabe en følelse af medejerskab og engagement blandt medarbejderne.
At lave en politik omkring leverandørernes loyalitetsprogrammer indebærer typisk følgende trin:
- Analysere og vurdere de forskellige leverandørers loyalitetsprogrammer og deres fordele og ulemper for virksomheden og dens medarbejdere.
- Identificere og definere de retningslinjer, som virksomheden ønsker at have for brug af loyalitetsprogrammer. Dette kan omfatte krav til medarbejderne om at benytte bestemte leverandører eller krav om at opnå en vis loyalitetsstatus eller bruge belønninger på bestemte måder.
- Fastlægge regler for, hvordan medarbejderne kan deltage i og drage fordel af loyalitetsprogrammerne. Dette kan omfatte retningslinjer for optjening og brug af belønninger, begrænsninger for, hvor ofte og på hvilken måde medarbejderne kan bruge loyalitetsprogrammer og krav til dokumentation og indberetning af brug af disse programmer.
- Opdatere og kommunikere politikken til medarbejderne og sikre, at de er bekendt med og forstår de nye retningslinjer.
- Overvåge og evaluere politikken regelmæssigt for at sikre, at den fortsat er effektiv og opdateret i forhold til virksomhedens behov og ændringer i leverandørernes loyalitetsprogrammer.
- Det er vigtigt at inddrage forskellige interessenter i processen, herunder HR- og finansafdelingerne, de rejsende og eventuelle samarbejdspartnere og leverand
- Når en virksomhed laver en politik omkring leverandørernes loyalitetsprogrammer, er der nogle faktorer, de skal overveje. Her er nogle trin, som en virksomhed kan følge for at lave en sådan politik:
- Evaluer eksisterende leverandørers loyalitetsprogrammer: Først bør virksomheden evaluere eksisterende leverandørers loyalitetsprogrammer og se, hvilke fordele og ulemper de har. De skal også overveje, hvor meget af en forskel disse programmer vil gøre i forhold til virksomhedens rejseomkostninger.
- Identificer målsætninger: Virksomheden skal identificere deres mål for en loyalitetsprogram-politik. For eksempel kan de ønske at reducere rejseomkostningerne, forbedre rejseoplevelsen for medarbejderne eller øge produktiviteten ved at give medarbejderne mulighed for at optjene point og belønninger.
- Vælg relevante leverandører: Virksomheden bør vælge leverandører med loyalitetsprogrammer, der passer til deres mål. De bør også vurdere, hvor let det er for medarbejderne at optjene og indløse belønninger og fordele.
- Kommuniker politikken: Når en politik er på plads, skal virksomheden kommunikere det til medarbejderne. Det er vigtigt at forklare politikkens formål, fordele og krav, så medarbejderne kan forstå det og følge det.
- Overvåg politikkens effektivitet: Virksomheden skal regelmæssigt overvåge politikkens effektivitet. De bør analysere omkostningerne ved rejser og belønningerne, der gives til medarbejderne, for at sikre, at politikken er bæredygtig og effektiv.
Det er vigtigt at huske, at en loyalitetsprogram-politik ikke er en one-size-fits-all løsning. Hver virksomhed vil have sine egne unikke mål, og deres politik bør tilpasses deres specifikke behov.
For at sikre at viden om destination og dem vi mødes med opsamles og gøres tilgængelig, kan man anvende følgende tips:
- Opret en database eller et intranet: Virksomheden kan oprette en database eller et intranet, hvor information om destinationen og personer, der skal mødes, kan gemmes og deles. Databasen eller intranettet kan indeholde oplysninger om hoteller, restauranter, transportmuligheder og seværdigheder i destinationen samt oplysninger om personer, der skal mødes, deres stillinger, kontaktoplysninger og virksomhedsoplysninger.
- Brug sociale medier og onlineplatforme: Virksomheden kan også bruge sociale medier og onlineplatforme, såsom LinkedIn, for at få mere information om personer, der skal mødes, deres virksomheder og deres aktiviteter. Disse oplysninger kan også deles i en database eller på et intranet.
- Opfordre de rejsende til at rapportere tilbage: Virksomheden kan opfordre de rejsende til at rapportere tilbage med relevante oplysninger om destinationen og personer, der skal mødes, og sørge for at deres input bliver gemt og deles med andre relevante personer i virksomheden.
- Arranger briefingmøder før afrejse: Før de rejsende tager afsted, kan virksomheden arrangere briefingmøder, hvor viden om destinationen og personer, der skal mødes, kan deles og drøftes.
- Udpeg en rejseansvarlig: Virksomheden kan udpege en rejseansvarlig, der er ansvarlig for at samle og dele relevant viden om destinationen og personer, der skal mødes, på tværs af virksomheden.
Ved at anvende disse tips kan virksomheden sikre, at relevant viden om destinationen og personer, der skal mødes, opsamles og deles på tværs af virksomheden, og at de rejsende er godt forberedt inden afrejse.
Forretningsrejser er en vigtig del af mange virksomheder og området har den store værdi at den har mange interessenter med en mening. Derfor er det en fantastisk signalgiver i den enkelte virksomhed og kan bruges til at sikre at virksomhedens værdier, mål og kultur udvikler sig.
Vi vil gerne være din sparringspartner på rejseområdet og vores netværk sikrer, at vi altid er opdateret på de forskellige lokale og internationale trends. I stedet for en rejseansvarlig (der skal bruge megen tid på opdatering), vil vi gerne være jeres ”deltids” rejseansvarlige sparringspartner, som kan holde jeres ledelse og de rejsende opdateret samt rådgive i leverandørforhandlinger.
I kan vælge en timebetaling, abonnement eller deltidsansættelse.
Kontakt os for en uforpligtende samtale, hvor vi gennemgår spørgsmålene og kommer med input til jer.
