De seneste måneder har vist at grænserne åbnes og dermed øget antal rejser. Der er kommet en lang række kommunikationskanaler frem, der viser at man sagtens kan arbejde hjemme eller ”work from anywhere”.
Det har allerede givet betydelige besparelser og sammen med øget fokus på klima, sikkerhed og virksomhedernes ansvar er det tvivsomt om rejser går tilbage til 2019 normen.
I forhold til tidligere oplever den rejsende langt flere problemer undervejs. Covid-19 skaber usikkerhed og mange forskellige restrektioner. Hertil færre flyafgange, uhyggeligt lange køer i lufthavnene, annulerede eller forsinkede fly og hertil de tilhørende konsekvenser fra mistet bagege eller ekstra overnatninger.
- Det er den reele værdi (ROI) af eksterne og interne møder, arbejdet, opgaven, undersøgelser og samarbejdet på destinatioen, der skal afgøre om der skal mødes fysisk.
- Det er tidspunktet og mødets natur der er afgørende for valg af leverandør og ikke bonussystemer. Nogle steder er det relevant med 4-5 stjerne hoteller og på businessklasse, andre restriktivt fly samt B&B.
- Giv de rejsende let og opdateret adgang til deres klimafodaftryk, information om destinationen fra kultur, indrejsekav (corona og visa) til risikovurdering.
- Sørg for at forsikringerne dækker ordentligt. Hvis det går galg kan omkostningerne mangedobles pga karantæne, lukning af grænser, hospitalsindlæggelser, besøg af nær familie osv.
- Forandringer vil ske hurtigt de kommende måneder og måske år. Bestil fleksible, ændringsbare og måske annulerbare rejser og ophold. Det kan koste på den korte bane, men der er stor usikkerhed omkirng mange leverandører og deres mulighed for overlevelse.
- Sørg for at kommunikationssystemerne er stabile og virker. Der er ikke noget så irriterende som en videokonference hvor billedet fastfryses eller lyden forsvinder. Opgrader sikkerhed og procedurer. Hacking bliver mere og mere avanceret.
- Viden og udvikling foregår også ved kaffemaskinen. Det mistes når der er færre fysiske rejser og WFH løsninger. Sørg for aktiviter der skaber socialt samvær. Øget antal små fysiske konferencer med videndeling, undervisning og socialt samvær inde for de enkelte afdelinger eller på tværs.
- Gør det enkelt af lave rejseafregninger enten via designerede apps eller apps leveret af jeres finanssystem leverandør.
- Lav en huskeliste og undersøgelse før godkendelse af rejsen. De skal være korte og nemme at bruge
- Lav en tilfredshedsundersøgelse efter rejsen af de leverandører der er benytter og om der er gode ideer til deling mellem de rejsende.
Traditionelt har traditionen for rejser været lagt i hænderne på en rejseansvarlig i virkosmheden. Nu er tiden kommet til at udvide området så funktionen sikrer at alle områder forbundet med rejser og konferencer har adgang til den nødvendige viden. Dette inkluderer risiko evaluering.
Sidst, men ikke minndst: Bed de rejsende om at bruge deres sunde fornuft.
Overvej om processen eller dele kan udliciseres enten til konsulent, rejsebureau eller under en af de eksisterende funktioner.
